Recenzije softvera

Pregledan 11 najboljih softvera za upravljanje dokumentima u 2020. godini


Dokumenti i datoteke važan su dio vašeg poslovanja.

Bilo da imate veliku organizaciju, malo poduzeće ili čak radite tvrtku rad od kuće posao, šanse su da stvarate puno dokumenata. Jednom kada stvorite te dokumente, morate ih čuvati sigurnim i organiziranim kako biste osigurali da vaš tim i klijenti lako pristupaju njima.

Da biste stvari pojednostavili, možete koristiti softver za upravljanje dokumentima.

Potreba za ovim alatima sve je veća, a globalno tržište softvera za upravljanje dokumentima vjerovatno će do 2028. doseći 11,06 milijardi USD.

Ovi alati postaju sve popularniji i to s dobrim razlogom.

Oni vam pomažu da držite datoteke organizirane i sigurne kako bi osigurali nesmetanu suradnju svih dionika. Također vam pojednostavljuju prijenos, preuzimanje ili samo pristup datotekama s bilo koje platforme, uređaja ili web preglednika.

Da bih vam pomogao da donesete ispravnu odluku, rangirao sam i pregledao najbolji softver za upravljanje dokumentima. Ovi se pregledi temelje na njihovim ključnim značajkama, jednostavnosti uporabe, integracijama, životnom ciklusu dokumenata, formatima datoteka, automatizaciji tijeka rada, planovima određivanja cijena i još mnogo toga.

Započnimo.

Koji je najbolji softver za upravljanje dokumentima?

Evo mojih najboljih izbora za najbolji softver za upravljanje dokumentima koji se mogu koristiti u ovoj godini.

1. Dropbox.

Dropbox je jedan od najpopularnijih all-in-one sustava za upravljanje dokumentima koji je dostupan. Omogućuje digitalno upravljanje imovinom kako za tradicionalne tako i za multimedijske dokumente. Također omogućuje uređivanje dokumenata, a promjene su u stvarnom vremenu vidljive ostalim korisnicima.

S novim značajkama kao što je optičko prepoznavanje znakova (OCR) kako biste pretvorili slike u tekst i tonove integracija trećih aplikacija, ne možete pogriješiti s Dropboxom.

Glavne značajke:

  • Alat za prijenos računa - Omogućuje vam sigurni prijenos datoteka između više korisnika u slučaju promjene ili odgovornosti.
  • Dropbox izlog - Izložite sve svoje radove na stranicama s profesionalnim upravljanjem i pratite korisnike koji se bave vašim datotekama.
  • Integracija aplikacija treće strane - Dropbox nudi robusnu integraciju s preko 3,00 000 povezanih aplikacija.
  • Podrška uživo - Njegova podrška uživo nudi robusnu uslugu putem e-pošte, razgovora i telefonskih poziva.

Pros:

  • ponude "brisanje na daljinu" značajka za trenutno brisanje datoteka s ukradenih uređaja i hakiranih računa kako bi podaci ostali sigurni
  • Omogućuje vam praćenje aktivnosti vašeg tima putem administracijske nadzorne ploče
  • Omogućuje privremeni pristup putem iskoristivih veza i onemogućuje preuzimanja u vezama
  • Pomaže vam da oporavite izbrisane datoteke vraćanjem prethodne verzije datoteke
  • Sinkronizira se na uređajima i platformama
  • Dolazi s funkcijom koja se zove 'tim mapa upravitelja' koji će vam pomoći da steknete kontrolu i preglednost mapa tima
  • Nudi mnoštvo fleksibilnih planova za pohranu

Cons:

  • Verzija za mobilne uređaje nije tako jednostavna kao desktop verzija
  • Prijenosi mogu biti spori

Cijena:

Standardni i napredni planovi koštaju 12,50 USD, odnosno 20 USD mjesečno. Cijene njegovog Enterprise plana dostupne su na zahtjev.

2. Zoho Dokumenti.

Zoho Docs još je jedan popularni softver za upravljanje dokumentima na ovom popisu. Omogućuje vam sigurno spremanje i upravljanje svim datotekama u oblaku. Također nudi moćne alate za suradnju, uključujući dijeljenje grupa i dvosmjernu sinkronizaciju, kako bi vam pomogli da učinkovito radite s udaljenim klijentima i zaposlenicima.

Glavne značajke:

  • Spremite dokumente - Omogućuje korisnicima da lako pohranjuju velike datoteke, uključujući videozapise, mape, pa čak i kompletne baze podataka.
  • In - Odmah šaljite dokumente s e-pošte ili skenera na račun u oblaku bez prijave.
  • Čista organizacija - Jednostavno izradite mape i podmape za čistu kategorizaciju datoteka na temelju projekta, funkcije i vrste datoteka.
  • Dvosmjerna sinkronizacija - Na radnoj površini možete raditi ili online ili izvan mreže - datoteke se automatski ažuriraju nakon što se vratite na mrežu.

Pros:

  • Omogućuje vam prijenos velikog broja mapa bez narušavanja narudžbe
  • Stvara automatsku izradu sigurnosnih kopija datoteka kako bi se spriječio gubitak podataka
  • Omogućuje skupno prijenos datoteka
  • Omogućuje vam stvaranje grupe za dijeljenje datoteka s više korisnika odjednom
  • Omogućuje chat putem aplikacije za suradnju s različitim članovima tima
  • Postavlja podsjetnike i zadatak za upravljanje i delegiranje rada među timovima
  • Svoje datoteke sprema na različite poslužitelje na više lokacija
  • Omogućava strogu sigurnost šifriranjem datoteka putem 2048-bitnog ključa utemeljenog na RSA izgrađenom putem Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Nudi značajku praćenja revizije za praćenje izmjena drugih korisnika
  • Omogućuje vam prilagođavanje prema zahtjevima robne marke
  • Nudi besplatnu verziju za do 5 korisnika

Cons:

  • Korisničko sučelje izgleda osnovno i datirano
  • Vrijeme učitavanja aplikacije je sporo

Cijena:

Njeni plaćeni planovi počinju od 5 dolara mjesečno pa nadalje. Dobijate i 15-dnevno besplatno probno razdoblje.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet je još jedan moćan sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji vam pomaže da skenirate i napravite datoteke digitalno. Također vam omogućuje slanje jedne datoteke u više formata s vezama zaštićenim lozinkom te lako kategorizirati i locirati datoteke.

Glavne značajke:

  • Snažna pretraga - Omogućuje traženje u cijelom tekstu za pretraživanje bilo koje datoteke koja se nalazi u bilo kojoj mapi. Organizira, automatski prepoznaje, imenuje i pohranjuje sve dokumente koristeći podatke u datotekama.
  • Upravljanje tijekom rada - Jednostavno pregledajte snimak tijeka vašeg dokumenta. Također vam omogućuje da pogledate određene faze tijeka rada.
  • Ugrađene predloške - Koristite predloške za strukturu mapa koje želite zadržati u cijelom sustavu. Možete kreirati i izradu dokumenata s unaprijed definiranim imenima.
  • Zahtjevi za datoteke - Omogućite udaljenim klijentima i zaposlenicima da udaljeno prenose datoteke u sustav putem gostujućeg pristupa, koristeći svoju značajku Zahtjev datoteka.

Pros:

  • Omogućuje vam postavljanje upravljanja pojedinim mapama, ormarićima, ladicama datoteka
  • Zahtjev za e-potpis možete bilo kome poslati bilo koji dokument
  • Omogućuje vam da zadržite zasebni revizijski trag za potpisane dokumente kako biste osigurali poštivanje i sigurnost
  • Pruža prilagođenu desktop aplikaciju
  • Uvozi e-poštu i privitke u unaprijed definiranu mapu
  • Pruža brzu tehničku podršku
  • Dolazi s Android i iOS mobilnim aplikacijama
  • Omogućuje vam prijenos dokumenata izravno s fotoaparata
  • Koristite dvofaktorsku provjeru autentičnosti i dopuštenje temeljeno na ulozi za pojačanu sigurnost
  • Krajnje šifriranje dijeljenja i pohrane datoteka
  • Pruža integraciju sa aplikacijama trećih proizvođača, uključujući Salesforce i Microsoft Office

Cons:

  • Može biti korisnije

Cijena:

Njegovi planovi pretplate počinju od 15 USD mjesečno i kreću se sve do 199 USD mjesečno. Dobijate i besplatni demo.

4. Digitalna ladica.

Digitalni ladica jedna je od preferiranih opcija srednje veličine u maloprodaji, proizvodnji i obrazovanju. Moguće je skeniranje dokumenata i pohranjivanje dokumenata te nudi dodatni prostor za pohranu dokumenata za dodatni sigurnosni sloj.

Glavne značajke:

  • Organizacija dokumenata - Jednostavno organizirajte sve svoje dokumente na centraliziranom mjestu uz poznatu strukturu datoteka / mapa sa sustavom Windows. Također vam omogućuje pohranjivanje datoteka u više ormara za datoteke radi jednostavne segregacije.
  • Fleksibilno - Jednostavno spajanje dokumenata ili dodavanje stranica već postojećim dokumentima. Dokumente također možete ponovo označiti različitim indeksima.
  • Jednostavan uvoz - Upotrijebite povlačenje i ispuštanje, kopiranje i lijepljenje te skeniranje ili uvoz značajki radi jednostavnog uvoza datoteka izravno u pogon.
  • Sigurnost - Nudi moćnu sigurnost svih dokumenata putem AES-128 bitne enkripcije. Također možete koristiti revizijski trag za praćenje promjena u bilo kojem dokumentu.

Pros:

  • Odmah prilagodite ormare za datoteke za posebne poslovne zahtjeve
  • Upotrijebite kontrolu verzija za pristup starijim verzijama iste datoteke
  • Pomoću pretraživanja ključne riječi i teksta lako možete pronaći datoteke pohranjene u bilo kojoj mapi na pogonu
  • Omogućuje vam ispis dokumenata izravno s pogona
  • Snimite i uvezite više dokumenata istovremeno
  • Ona sinkronizira promjene napravljene u datotekama s bilo kojeg uređaja
  • Jednostavno surađujte s različitim dionicima pregledavanjem promjena u datoteci u stvarnom vremenu
  • Nudi besplatno probno razdoblje

Cons:

  • Nudi ograničene mogućnosti
  • Nije pogodno za velike organizacije

Cijena:

Možete kupiti licencu softvera za jednog korisnika po jednokratnoj cijeni od 1200 USD ili možete pretplatiti se na njegov pretplatni paket od 500 USD godišnje.

5. FileHold.

FileHold je rješenje za upravljanje dokumentima u poduzeću (DMS), koje je pristupačno i lako se instalirati. Preko softvera možete lako skenirati, pohranjivati ​​i indeksirati dokumente. Da biste osigurali apsolutnu sigurnost, softver također možete instalirati na svoj lokalni poslužitelj.

Glavne značajke:

  • e-obrasci - Jednostavno izdvajanje podataka o metapodacima iz elektroničkih obrazaca korištenjem standardnih alata Microsoft Word prisutnih u Office ili PDF obrascima.
  • Kurir - To je siguran način slanja dokumenata koji također šalje dokaz o dostavi. Također primatelje obavijesti putem e-maila s vezom na dokument.
  • Upravljanje datotekama - Omogućuje vam da postanete efikasniji tako što razlikujete svoje dnevne zadatke i čineći upravljanje datotekama učinkovit proces.
  • Skeniranje i snimanje - Idite bez papira direktnim skeniranjem i snimanjem dokumenata koje želite poslati različitim korisnicima širom svijeta.

Pros:

  • Nudi višestruku podršku preglednika
  • Dolazi s sposobnim softverom za pametne telefone za jednostavno upravljanje svim dokumentima
  • Dostupan je s naprednom pretraživanjem sličnom Googleu koja koristi metapodatke dokumenta kako bi vam pomogla u pronalaženju relevantnih rezultata
  • Možete ga učinkovito integrirati s Microsoft Officeom kako biste omogućili izravan pristup alatima Outlook, Word, PowerPoint, Excel i Visio
  • Jednostavno upravljanje i najnovijim i arhiviranim dokumentima pomoću naprednih politika raspolaganja i zadržavanja
  • Upotrijebite mogućnost prijave / odjave kako biste izbjegli prepisivanje tijekom rada na određenom dokumentu
  • Stvorite virtualne mape kako biste postigli beskonačno združivanje datoteka
  • Omogućuje vam izvanmrežni rad s dokumentima, a sve se promjene spremaju nakon što se vratite na mrežu
  • Nudi upravljanje sadržajem poduzeća (ECM) i arhiviranje

Cons:

  • Ako ste početnik, možda će vam biti pomalo izazovno razumjeti njegove funkcionalnosti
  • Korisničko sučelje nije jednostavno

6. Traženje dokumenata.

Locator dokumenata nudi snažnu integraciju sa sustavom Windows i efikasan hosting za oblak za praktično upravljanje datotekama. Neke od najimpresivnijih značajki uključuju kontrolu verzija, skeniranje bez papira, kontrolu dokumenata, upravljanje e-poštom i još mnogo toga.

Glavne značajke:

  • Skeniranje - Lokacija dokumenata omogućuje vam jednostavno pretvaranje papirnatih dokumenata u datoteke koje se u potpunosti mogu pretraživati. Možete i izvršiti snimanje dokumenta i razumjeti važne činjenice o dokumentu kao metapodate datoteke.
  • Automatizirani tijekovi rada - Nudi različite značajke tijeka rada, uključujući vremensko ograničenje, procese temeljene na ulogama, točke kontrole kvalitete i prilagodljive predloške obavijesti, među ostalim.
  • Opcije pretraživanja - Možete pretraživati ​​datoteke putem više mogućnosti, uključujući brzo pretraživanje, pretraživanje snage, napredno pretraživanje ili Moje DL pretraživanje.
  • Odobrenje dokumenta - Jednostavno snimite elektroničko odobrenje dokumenta kako biste osigurali transparentnost i poštivanje. Također podržava i pojedinačne odobravajuće korake i složene višestruke odobravajuće korake.

Pros:

  • Omogućuje vam snimanje metapodataka skeniranih datoteka iz zona, naslovnih listova, barkodova ili pojedinačno odabiranje na zaslonu pomoću pregleda u Document Pro
  • Nudi podršku na preglednicima, uređajima i platformama
  • Povećava fleksibilnost procesa opcijama delegiranja
  • Možete automatizirati operacije usmjerene na dokumenta kako biste izbjegli ponovljivost i povećali učinkovitost operacije
  • Pregledajte definirani uzorak tijeka rada za bolju kontrolu kvalitete
  • Omogućuje vam praćenje stanja pregleda dokumenta i koraka odobrenja
  • Automatski podsjetnici i obavijesti ubrzavaju postupak odobravanja dokumenata
Cons:
  • Korisničko sučelje je malo sputano
  • Ponude treninga nude se samo nekoliko puta godišnje

Cijena:

Cijene njegovih licenca kreću se od 250 dolara i kreću se do 400 dolara.

7. HighTail.

HighTail omogućuje upravljanje dokumentima jednostavnijim i intuitivnijim za upravljanje dokumentima. Štoviše, kreativnim profesionalcima omogućuje jednostavno dijeljenje velikih datoteka, uključujući video zapise, umjetnička djela, dizajn, fotografije i prezentacijske datoteke.

Glavne značajke:

  • Pregled visoke rezolucije - Možete pregledati ili strujati velike datoteke bez preuzimanja.
  • Razgovor u stvarnom vremenu - Pojedinci ili timovi mogu primati e-poštu u stvarnom vremenu, ažuriranja projekata i komentare.
  • Freehand Bilješke - Omogućuje vam čitanje datoteka crtanjem okvira, strelice, crte ili slobodne ruke za označavanje multimedijskih datoteka.
  • Usporedba verzija - Možete upotrijebiti usporednu verziju datoteka na istom zaslonu kako biste izmjerili promjene i lako dali povratne informacije.

Pros:

  • Omogućuje korisnicima da daju jasnije povratne informacije izravnim komentarom na datoteku, što rezultira manjim rezultatima i boljim krajnjim proizvodom
  • Pojednostavnjuje i objedinjuje kreativni proces kako bi se skratilo vrijeme plasmana na tržište
  • Primatelji ne trebaju račun za kontrolu pristupa da bi vidjeli zajedničke datoteke
  • Dolazi s 256-bitnom AES enkripcijom, zajedno s sigurnosnim ponudama za potrebe poduzeća kako bi se pružila stroga sigurnost u cijelom sustavu
  • pruža 'pošalji tracker' značajka da saznate kada se datoteke dostavljaju i preuzimaju
  • Pregledajte više datoteka odjednom kroz vizualne mape
  • Nudi besplatnu verziju za pojedince

Cons:

  • Dijeljene veze istječu prebrzo
  • Značajka pretraživanja nije prilagođena korisniku

Cijena:

Njegovi premijski planovi počinju od 12 USD mjesečno i kreću se do 36 USD mjesečno.

8. Evernote Business.

Evernote Business je bez sumnje jedan od najpopularnijih alata za upravljanje datotekama. To vam pomaže da lako stvorite i dijelite bilješke i datoteke da biste stvorili pametnije i produktivnije radno mjesto. Sve su njegove karakteristike usmjerene prvenstveno na povećanje produktivnosti poslovanja.

Glavne značajke:

  • Povećajte produktivnost - Timovi mogu učinkovito prikupljati, kategorizirati i dijeliti ideje za povećanje produktivnosti.
  • Web Clipper - Trenutno pohranite snimke zaslona web-mjesta na svoj EverNote račun. Na mreži možete lako spremiti sve korisne informacije i pronaći ih isječene kad god ih zatrebaju.
  • Ugrađene predloške - Ugrađene predloške Evernotea možete iskoristiti kako biste uštedjeli vrijeme i trud udovoljavajući specifičnim potrebama. Predlošci koje je lako instalirati vrlo su prilagodljivi, a možete ih koristiti i beskonačno.
  • Opsežna integracija - Nudi opsežnu integraciju, sa ostalim aplikacijama kao što su Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive i Slack.

Pros:

  • Omogućuje obrezivanje snimaka zaslona radi snimanja podataka koje su vam potrebne
  • Nudi više prečaca na tipkovnici kako biste poboljšali svoju učinkovitost
  • Omogućuje vam uređivanje datoteka i računa u stvarnom vremenu
  • Također vam omogućuje pretraživanje rukopisnih bilješki, slika na ploči i skeniranih slika
  • Može prepoznati 11 rukopisnih i 28 pisanih jezika
  • Evernote for Business također podržava pretpostavljeni za iPad
  • Omogućuje vam skeniranje fizičkih dokumenata i čuvanje ih kao zaštićenih datoteka

Cons:

  • Organizacija predmeta ne uključuje pogreške
  • Sinkroniziranje većih datoteka je sporo

Cijena:

Plaćeni planovi kreću se od 14,99 USD mjesečno po korisniku.

9. Smartsheet.

Smartsheet je jedan od preferiranih izbora poduzeća za postizanje glatkog upravljanja projektima, dijeljenja datoteka i suradnje. Jedna od njegovih glavnih značajki je ta što nudi opsežnu integraciju s aplikacijama drugih proizvođača, uključujući Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier i još mnogo toga.

Glavne značajke:

  • Predodređene predloške - Nudi unaprijed predložene predloške koji će vam pomoći da definirate tokove rada i poslovne procese na mnogo lakši način.
  • Suradnja sa sadržajem - Jednostavno nadgledajte napredak proizvodnje s vašeg lista, dodjeljuje zadatke, koristite automatizirane podsjetnike, dopuštajte drugim korisnicima da pregledavaju sadržaj i daju detaljne povratne informacije putem prikvačenih napomena.
  • Vrlo siguran - Smartsheets koristi višak podataka na više mjesta, hosting na Equinixu i AWS sadržajima kako bi bili sigurni da su vaši dokumenti sigurni.
  • Automatizacija - Ponavljajuće procese možete automatizirati traženjem odobrenja ili slanjem upozorenja i ažuriranja.

Pros:

  • Omogućuje vam kombiniranje uvjetnih staza i više radnji kako biste lako automatizirali svoje tijekove rada
  • Omogućuje učinkovitu suradnju ažuriranjem podataka u stvarnom vremenu u različitim aplikacijama
  • Jednostavno zamijenite ili spojite podatke iz Excel proračunskih tablica, CSV datoteka i Google listova u Smartsheet
  • Omogućuje jednostavno korištenje i povlačenje korisničkog sučelja za prilagođavanje nadzorne ploče
  • Omogućuje pristup u stvarnom vremenu na vašem pametnom telefonu putem iOS i Android aplikacija
  • Omogućuje korisnicima treće strane da pregledavaju datoteke i dokumente

Cons:

  • Trebate uložiti puno truda u učenje dugog popisa značajki

Cijena:

Standardne cijene počinju od 14 USD mjesečno. Za poslovne planove s naprednijim značajkama morate stupiti u kontakt s dobavljačem.

10. Onehub.

Onehub je još jedan moćan softver za upravljanje dokumentima na ovom popisu. Nudi jednostavan prijenos datoteka s funkcijom povlačenja i ispuštanja. Štoviše, korisnicima omogućuje kontrolu verzija, organiziranje datoteka u podmapama i sigurno dijeljenje.

Glavne značajke:

  • Jednostavno prijenos datoteka - Datoteke trenutno prenosite pomoću značajke povlačenja i ispuštanja. Također omogućuje automatsku verziju datoteka, organizaciju temeljenu na mapama i siguran FTP pristupnik za skupno prijenos.
  • Prilagodba - Jednostavno prilagodite stranice, logotip i teme u boji aplikacije prema vašim potrebama marke. Svom računu možete dodati i prilagođenu domenu i bijelo označavanje.
  • Sigurnosne značajke - Koristi obilje sigurnosnih značajki, uključujući dopuštenja koja se temelje na ulogama, istek vremena sesije, zapise revizije i dvofaktornu provjeru autentičnosti kako bi se podaci zaštitili.
  • Pregled - Jednostavno pregledajte pregled datoteka i dokumenata bez preuzimanja na preglednik ili mobilni uređaj.

Pros:

  • Omogućuje vam da kontaktirate suradnika radi odobrenja ili pregledavanja datoteka
  • Nudi glatku integraciju s Google diskom i OneDriveom
  • Omogućuje vam da komunicirate sa svakim članom tima
  • Pratite aktivnosti da biste znali tko objavljuje što i kada
  • Objavite komentare na mape da biste lako dijelili povratne informacije
  • Upotrijebite tragove revizije da biste trenutno opozvali pristup svaki put kada vidite da je nešto ribasto
  • Jednostavno provesti složenu politiku lozinke

Cons:

  • Korisničko sučelje izgleda pomalo datirano
  • Ne možete stvoriti podskupine korisnika

Cijena:

Plaćeni planovi kreću se od 12,50 USD mjesečno i kreću se do 500 USD mjesečno.

11. InfoRouter.

InfoRouter je još jedan alat za upravljanje dokumentima koji vam može pomoći u upravljanju svim dokumentima. Međutim, morate ga instalirati putem poslužitelja bez komponenti na strani klijenta. Dobra vijest je da je visoko skalabilan i može koristiti do 100 poslužitelja za dijeljenje opterećenja.

Glavne značajke:

  • Upravljanje evidencijama - Sigurno upravljanje poslovno kritičnim zapisima slanjem dokumenata na unaprijed definirane tijekove rada i praćenjem njihovog stanja u stvarnom vremenu.
  • Izvješćivanje - Svakodnevno dobivajte konsolidirano izvješće o događajima.
  • Višejezično - Nudi višejezičnu podršku koju možete koristiti za obavijesti putem e-pošte.
  • Vruće mape - Automatski uvozi podatke nadgledanih mapa u unaprijed definirane mape infoRouter.

Pros:

  • Omogućuje vam pretvaranje slika u PDF datoteke
  • Možete stvoriti neograničen broj mapa
  • Omogućuje stvaranje više korijenskih mapa
  • Podržava i HTTPS i SSL
  • Omogućuje vam prilagodbu predložaka e-pošte i teksta
  • Podržava povijest klasifikacije i klasificirane dokumente

Cons:

  • Prijenos velikih datoteka malo je spor
  • Korisničko sučelje je složeno

Cijena:

Cijene su dostupne na zahtjev.

Ostali alati koji još nisu pregledani na ovom popisu uključuju Docuware, M-Files i SharePoint.

Što je softver za upravljanje dokumentima?

U posljednje vrijeme, kada se tvrtke kreću putem Interneta, softver za upravljanje dokumentima prikuplja veliku pažnju u posljednje vrijeme.

Jednostavno, oni su računalni softver koji se koristi za organiziranje, indeksiranje, pohranu, upravljanje i praćenje dokumenata u digitalnom obliku. Štoviše, oni vam pomažu pretvoriti dokumente u digitalne formate uz pomoć skenera.

Suočavanje s ogromnom količinom podataka prilično je izazovno, posebno kada je dokument u fizičkom obliku.

Zapravo, mnogo poslovne produktivnosti gubi se jednostavno na prevladavanju problema s dokumentacijom. Nakon pretvorbe u elektroničke formate, lakše se kreće kroz dokumente. Konačno, trošite manje vremena na traženje istih i možete se više koncentrirati na rudarske informacije.

Kako se koristi softver za upravljanje dokumentima ??

Alati za upravljanje dokumentima prilično su jednostavni za korištenje. Većina se koraka preklapa, ovisno o tome koji softver koristite.

Pogledajmo praktične korake uz pomoć Evernote Business.

Posjetite web stranicu i stvorite svoj račun te ispunite potrebne podatke ako je riječ o poslovnom računu.

Možete se prijaviti i početi stvarati sadržaj odmah. Evernote je kompatibilan s različitim dokumentima, uključujući fotografije, proračunske tablice, članke, vremenske rokove i bilješke. Većina softverskih alata za dokumente omogućuje i te dokumente.

Zatim možete početi dodavati korisnike na svoj poslovni račun. Jednostavno kliknite na lijevu ikonu koja kaže: "Dodavanje korisnika." Možete im slati pozivnice putem e-pošte i tražiti od njih da se pridruže.

Jednom kada dodate korisnika, on će moći pregledati središnje spremište podataka i informacija. Ovdje se zove Imenik svemira, Također im možete dati pristup za uređivanje i izmjene u spremištu.

Evernote vam također omogućuje da bilježite, postavljate radne chatove, stvarate prečace i oznake, skenirate dokumente i surađujete u stvarnom vremenu s kolegama.

Što biste trebali potražiti u sustavu za upravljanje dokumentima?

Iako će se vaši izbori i postavke razlikovati ovisno o vašim potrebama i poslovnim dokumentima, ovdje su neke od osnovnih značajki koje ćete uvijek trebati:

1. Arhivi.

Softver bi vam trebao omogućiti arhiviranje dokumenata u središnjem spremištu, radi pristupačnosti i neposrednog pretraživanja podataka - na primjer, Zoho Dokumenti.

2. Opsežna integracija.

Softver za upravljanje dokumentima trebao bi osigurati jednostavnu i opsežnu integraciju s aplikacijama drugih proizvođača poput Gmail-a, Outlooka, Salesforcea, Google diska i još više. Pomaže u bešavnoj razmjeni dokumenata. Evernote Business odličan je primjer.

3. Skupno učitavanje.

Poslovni scenariji uključuju brojne dokumente. Teško je, kao i mnogo vremena, učitati ih jednu po jednu. Stoga biste trebali odabrati alat za upravljanje dokumentima koji omogućava skupno prijenos dokumenata.

4. Sigurnost dokumenata.

Tvrtke koriste alate za upravljanje dokumentima za rukovanje i pohranu osjetljivih i klasificiranih dokumenata. Kompromis takvih podataka obično ima dalekosežne posljedice za tvrtke i može čak ugroziti njihovo postojanje. Zato je potrebno odabrati alat za upravljanje dokumentima poput Digitalna ladica da bi se osigurala moćna sigurnost podataka.

5. Pregledi visoke rezolucije.

Kada koristite alat za upravljanje dokumentima, ne biste trebali preuzeti dokument svaki put kad ga želite pogledati. Softver bi trebao omogućiti pretpregled visoke rezolucije kad god želite.

To nije holistički popis značajki. Korisnik traži mnoštvo drugih bitnih atributa, uključujući širok raspon predložaka, chatove u stvarnom vremenu, dopuštenu razinu automatizacije, značajku upravljanja dokumentima i još mnogo toga.

Sažetak

Ovo su bili neki od najboljih dostupnih softvera za upravljanje dokumentima. Uz ovu digitalnu transformaciju odavno su dani papirnatih dokumenata. Spremanje u oblaku očito je najbolja opcija. Međutim, svi ti alati imaju različite skupove mogućnosti i USP-ove.

Stoga nema prava proglasiti jasnog pobjednika - vaš izbor mora ovisiti isključivo o vašim zahtjevima i proračunu.

Na primjer, ako tražite besplatno / pristupačno, a opet pouzdano rješenje, onda EverNote Business mogao biti odličan izbor. Međutim, ako imate proračun i zahtijevate poslovno rješenje s naprednijim značajkama, možda biste htjeli ići s tim Smartsheet.

Prije donošenja konačne odluke pažljivo pregledajte različite alate i njihove značajke.

Postoje li neki alati za upravljanje dokumentima koje želite koristiti? Javite mi u komentarima.

Daljnje čitanje na licu mjesta: Za više recenzija poslovnog softvera, pogledajte moje vodiče do najbolje aplikacije za zakazivanje, the vrhunski softver za upravljanje projektima i the najbolji alati za prezentaciju pokušati ove godine.