Profesionalni razvoj

11 Vještine upravljanja vremenom treba raditi manje i zarađivati ​​više (2020)


„Produktivnost je put do uspjeha“, kaže većina knjiga i tečajeva o poduzetništvu. Ova izjava postaje moto onima koji su spremni poboljšati vještine upravljanja vremenom: što više radite i više projekata imate, više novca i više uspjeha.

Drugim riječima, pokušavate iskoristiti neviđeno.

Jednog dana, kada imate poslovnu web stranicu, blog, reputaciju, sljedbenike na društvenim mrežama i na desetke važnih zadataka koje morate obaviti, shvatit ćete da se ne možete samo probuditi i početi raditi.

Trebate učinkovite tehnike upravljanja vremenom. I plan.

Zvjezdane vještine upravljanja vremenom su ono što rad na daljini i upravljanje poslovanjem ne čine svačiju šalicu čaja. Kad nemate vani motivacija kada precijenite svoje sposobnosti, eliminirate moguće više sile, pohvalite multitasking i izbjegnete delegiranje - riskirate da propustite plan iznova i iznova.

Što radiš?

Savladajte umjetnost dobrog upravljanja vremenom kako biste manje, ali učinkovitije radili. Za to iskušajte sljedeće bezvremenske savjete za upravljanje vremenom.

Koje su najbolje vještine upravljanja vremenom?

Evo mojih tipova za najbolje upravljanje vremenom u upravljanju.

1. Postavite opipljive ciljeve.

Kao slobodnjak, udaljeni radnik ili vlasnik tvrtke sigurno morate imati dnevne planove. Pomaže u organizaciji posla, ali postoji mali problem: s dnevnim planovima, znat ćete što napraviti; ali nećete znati zašto uraditi ovo.

Sažetak ciljeva kao što su zarađivati ​​više novca na mreži ne radi ovdje. Ne možete biti produktivni ako ne razumijete gdje vas ta produktivnost vodi. Za uspješan rad vježbajte dugoročno planiranje i postavljanje ciljeva: Postavite opipljive ciljeve pitajući se gdje želite biti za godinu ili pet i kako je taj cilj povezan s onim što danas radite.

Opipljivi ciljevi daju vam dugoročnu viziju i kratkoročnu motivaciju za rad. Da biste ih učinili snažnijima, koristite tehniku ​​poznatu kao pametni ciljevi (the SMART kratica):

  • Specifično (kako biste mogli vidjeti smjer koji trebate slijediti)
  • Izmjerivo (tako da biste mogli imati realne rokove dovršetka)
  • Dostižno (tako da možete shvatiti da su dovoljno realistične za postizanje)
  • Relevantno (kako bi se uskladili s smjerom u kojem želite započeti vašu karijeru)
  • Vremenski ograničeni (tako da možete odrediti rok njihovog ispunjavanja).

2. Pretvori planove u zadatke.

Ok, postavili ste ciljeve za godinu ili dvije. Recimo da planirate objaviti knjigu, zaradite 35.000 dolara mjesečno blogomili postati vrhunski slobodni kopirajter u svojoj zemlji. Ali kada i što ćete učiniti da se ti ciljevi ostvare?

Te dugoročne planove morate pretvoriti u konkretne važne zadatke koje ćete dovršiti da biste postigli cilj. Rokovi igraju značajnu ulogu ovdje: imate 52 tjedna za provedbu godišnjeg plana, pa dodijelite jedan povezani zadatak tjedno i dodajte ga na svoje obveze kako biste ga napravili na vrijeme.

I svakako, nemojte zanemariti povezane aktivnosti ako postoje: pisite za medije, kreirajte niz pojedinačnih savjetovanja, promovirajte svoje poslovne račune, sudjelujte na webinarima itd.

3. Odredite vrijeme za samosvijest i promociju.

Kad radite na nekoliko projekata i ne planirate nikakve druge planove, riskirate raditi 10-12 sati dnevno bez vlastitog i profesionalnog rasta. To je beskrajni krug bez otpuštanja, ali povećane razine stresa, izgaranja, odgađanja i nulte produktivnosti.

Prilikom planiranja svog rada uzmite u obzir sljedeće aspekte:

  • Vaš rad s projektima klijenata - podijelite ih na faze, s kontrolnim točkama
  • Vaše ideje i realizacija vlastitih projekata - radite na svojoj poslovnoj web stranici, pisati uvjerljiv sadržaj za to sudjelujte na nišnim konferencijama, pišejte članke o gostima, kreirajte tečajeve itd.
  • Umrežavanje - razvoj društvenih medija i osobni brendiranje vaši su instrumenti za pretraživanje klijenata, pa svakako odvojite i malo vremena za to
  • Samoinvestiranje - knjige, webinari, podcastovi, edukativne biltene, tečajevi ... Potrebno je dosta vremena, pa to planirajte u skladu s tim
  • Punjenje bunara”- planirajte malo vremena za oporavak od posla i imati manje stresa: ići u kino, putovati, provesti vrijeme s prijateljima… Poduzetnici su češće od kuće; pa ako unaprijed ne planiraju odmor, riskiraju da provedu čitavo vrijeme radeći. Nije ono što vam treba za odlično upravljanje vremenom i bolju produktivnost.

A sada, za najzanimljiviji dio:

Kako podijeliti vrijeme za sve to? Što je s proporcijama?

To ovisi o opterećenju vašeg posla i redoslijedu vaših želja. Vremenski omjer ne može biti konstantan, 80/20 ili bilo što drugo. Kad imate puno klijenata i projekata, planirajte manje vremena za obuku i samopromociju.

Pa ipak, učinite to da ne nestanete s medijske scene! I obrnuto, kada pred vama nisu novi zadaci za upravljanje projektima - usmjerite sve napore i dovoljno vremena za promociju svojih usluga. Unaprijed napravite plan i popis ideja za njega.

4. Razmotrite kratkoročno planiranje.

Većina nas poznaje posao na daljinu i poduzetništvo kao neprospavane noći na projektima zbog sutrašnjih rokova. Ali to nije ništa drugo nego vaš nedostatak vještina u kratkoročnom planiranju.

Da biste izbjegli pritiske i žurne rokove koji povećavaju vašu produktivnost, učinite sljedeće:

  • Ako svi klijenti dolaze istovremeno - procijenite i procijenite svakog plan projekta, razmislite o prioritizaciji i odustanite od onih koji nisu vaša specijalnost.
  • Ako je teško shvatiti koliko vremena će vam trebati da dovršite projekt - podijelite ga na faze i izvršite sve potrebne izmjene u svom planu.
  • Ako ih ima problemi s odobravanjem, ispravke ili bilo koje druge više sile - ostavite malo slobodnog vremena u kalendaru kako biste ih riješili i revidirajte zadatke u skladu s tim.
  • Koristite moćnu aplikaciju za zakazivanje poput tkani kako biste osigurali da možete učinkovito upravljati sastancima, povećati produktivnost i poboljšati napore u suradnji.

5. Ne planirajte sve zadatke za jedan dan.

Ova pogreška slijedi gore spomenuto. Kad ne možete procijeniti svoje sposobnosti i opseg posla, ali vjerujete da je dan dovoljno dug da biste bili u stanju sa svime, u njega ubacite tonu zadataka. Nepotrebno je reći da se niste uspjeli nositi sa svima njima učinkovito.

Produktivnost i vještina upravljanja vremenom nisu oko „učiniti koliko je moguće danas“. Riječ je o pravilno određivanje prioriteta i sposobnost čitanja vremena.

Planirajte jedan ili dva dugotrajna zadatka i tri ili četiri kratka posla dnevno. Učinite isto sa svojim tjednim rasporedom, tako da ne biste paničarili i ne biste propustili rokove ako ne izvršite sve dnevne zadatke na vrijeme.

6. Zakažite svoje radno vrijeme.

Slobodni poslovi i radeći od kuće je o slobodi vremena, zar ne?

Međutim, bez jasnih granica, vaše radno vrijeme može izaći iz kontrole. Sviđa li vam se početak rada prije pranja zuba ujutro? Što kažete na dovršavanje posla u krevetu prije spavanja, jer vam mozak još uvijek radi kilometrinu u minuti?

Bez zakazivanja sati, vaše mentalno zdravlje i privatni život mogli bi patiti, a odlaganje i stres su uobičajena pojava.

Sjetite se takve stvari kao što je "radno vrijeme". Stvorite raspored, radite određeni broj sati dnevno i izbjegavajte trošiti svoje slobodno vrijeme na posao.

To ne znači da morate raditi od 9 do 5; to znači da znate da npr. radite šest sati dnevno i da nećete žrtvovati svoj sedmi ili osmi sat na telefonskim pozivima ili čak hitnim zadacima.

I nikad ne radite vikendom ili imate barem jedan slobodan dan u tjednu. Dan je kad zaboravite na svoje poslovne vještine donošenja odluka i čak ne razmišljate o nečemu poput "samo ću na sekundu provjeriti e-poštu." U pravilu se te sekunde pretvore u sate, zbog čega opet razmišljate o radu i završavate nervnim slomima.

7. Ne pokušavajte realizirati sve ideje.

Nemojte ni pokušavati realizirati sve ideje koje vam padnu na pamet. Da, čini se neproduktivnim odustati od toliko kreativnih stvari koje ste zapisali u bilježnicu, ali koje ste ostavili poništene: novi tečajevi, projekti, aktivnosti, usluge - u pravilu samo 30-50% njih ide uživo; drugi se zakopavaju u nacrte.

Ali u redu je.

Super je generirati tona poslovnih ideja i zapiši ih tako da ih ne zaboraviš. Ali neka bude navika procjenjivati ​​svaku ideju u fazi pripreme: koliko vremena i truda trebate za njezinu realizaciju i koji će profit ili koristi dobiti naknadno. Je li igra vrijedna svijeće?

8. Izvucite maksimum iz tehnologije.

Neki od nas počnu stvarati popise zadataka na listovima papira, kasnije razumiju da je neučinkovit i zaključuju da su dovoljno disciplinirani da pamte sve bez ikakvih popisa. U redu je ako radite na jednom projektu ili ne planirate ništa osim realizacije ovog projekta. Za produktivan rad u različitim područjima života potrebni su vam instrumenti. Ne pokušavajte zadržati sve u svojoj glavi.

Slobodno odaberite sve što vam pomaže u organizaciji rada, pridržavajte se rasporeda i slijedite plan: Trello, isoTimer, Toggl - ti to ime. Ali evo vam profesionalnog spašavanja: pomiješajte nekoliko instrumenata ili povremeno promijenite postojeći. Omogućuje vam uštedu razine energije i izbjegavate se hraniti jednim alatom i izgubiti se u zadacima.

9. Ne odgovarajte odmah na e-poruke.

Ne trebate govoriti o uobičajenim distrakcijama i gubitcima vremena poput TV serija ili feedova društvenih medija. Većina ljudi zna za njih i kako se nositi s njima, ali neki još uvijek zanemaruju takav vremenski uzrok i njihovu ubojicu produktivnosti kao neposredne reakcije na projektne ponude ili pitanja klijenata.

Poduzetnici i udaljeni radnici vlastiti su trgovci i menadžeri prodaje, pa stalno pokušavaju biti dostupni online. Glasnik, e-pošta, telefonski pozivi - teško je odoljeti iskušenju da namigne. Vjerujete da ćete izgubiti klijenta ili ih uvrijediti ako ne odgovorite na njihovu poruku ovdje i sada; ali nije tako.

Jednostavno je - što brže odgovorite, brže će reagirati vaš klijent. Osim toga, što više e-poruka pošaljete, više ćete ih primiti.

Ono što ćete izgubiti svaki put kada se odvratite, jest koncentracija na zadaću koji vam je zadatak. Morat ćete trošiti vrijeme na vraćanje u igru ​​iznova i iznova, mnogo puta dnevno.

Rješenje?

Isključite glasnike kada počnete raditi. Provjerite e-poštu nekoliko puta dnevno (izdvojite neko vrijeme između glavnih zadataka u tu svrhu). Koristite alate za e-poštu kako biste zakazali svoje postove tako da se šalju sa zakašnjenjem.

Ako vam je teško zanemariti distrakciju s drugih web mjesta, poslužite se alate koji će blokirati vaš pristup tim resursima.

10. Priuštite si varalice.

Oni koji poznaju zdravu prehranu znaju za varanje - jedan dan u mjesecu ili tjednu kada možete jesti sve što želite. Kada govorimo o poslu, funkcionira i princip varanog obroka: on pomaže „napuniti dobro“ (spomenuto gore) i podržati razinu vaše radne učinkovitosti i produktivnosti.

Cheat obroci u poslu ne odnose se na hranu, već na alternativno trošenje vremena. To može biti dan gledanja serija, kupovina, neobjektivnih vreva u gradu, itd. Ali, nemojte brkati ove dane sa svojim slobodnim danom! Samo pazite da se vaš dan "varalice" ne usklađuje s danom važnog roka i nemojte takve dane učiniti svakodnevnom navikom.

11. Ne zaboravite rasti svoje meke vještine.

Ne možete upravljati produktivnošću vremena i rada bez općenitog upravljanja životom. Detaljan raspored neće vas učiniti super organiziranim i sretnim: možete naučiti kako napisati plan i kako izgladiti svoje radno opterećenje, ali ova vještina zahtijeva i znanje o tome kako izgraditi odnose s klijentima, kako razumjeti ako vam je potrebno raditi s tom osobom, kako reći ne toksičnim ljudima, i tako dalje, i tako dalje.

Kao što vidite, vještine profesionalca u njihovoj niši nadilaze upravljanje vremenom.

Da biste izbjegli pogreške i organizirali svoj rad, morate zauzeti sve osobine svoje niše, privući svoju stručnost i iskustvo i biti svjesni svojih slabih točaka, pročistite se. Kad se jednom razmotri, ovi detalji pomoći će vam da sastavite radni raspored za dobre vještine upravljanja vremenom i bolju produktivnost.

  • Delegat. Svijet se neće srušiti ako ne obavite sve zadatke sami.
  • Naučite reći ne i stvoriti algoritam odabira klijenta. Radite s zanimljivim projektima i izmjenjujte dugoročne i kratkoročne projekte.
  • Ne bojte se podizanja cijena za vaše usluge ako se to isplati.

Upravljanje vremenom nije raspored matematike ili rada, već kreativnost i svijest koji mijenjaju vaš život na bolje.

Specijalist koji ispunjava rokove dragocjeno je sredstvo. Potrošači uključuju takve ljude na popis svojih favorita i rado ih preporučuju prijateljima.

Dakle, vaše zvjezdane vještine upravljanja vremenom omogućuju vam da postanete puno potražnje i skuplje na tržištu. Više od toga dobivate svjetliji život i resurse vremena i truda da biste je podigli na sljedeću razinu.

****

Autor Lesley Vos, strateg sadržaja i suradnik u bid4papers blog.